Expense là gì? Định nghĩa, phân loại và tầm quan trọng trong doanh nghiệp

Expense Là Gì? Đây là một thuật ngữ quen thuộc trong lĩnh vực tài chính kế toán, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ ý nghĩa và tầm quan trọng của nó. Trong bài viết này, Trường THPT Hồng Ngự 1 sẽ giải đáp chi tiết về expense, phân loại các loại expense phổ biến và vai trò của việc quản lý expense trong doanh nghiệp.

Expense là gì? Phân biệt Expense và Expenditure

Định nghĩa Expense

Expense (chi phí) là khoản tiền mà doanh nghiệp bỏ ra để duy trì hoạt động kinh doanh, tạo ra sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ. Nói một cách đơn giản, expense là tất cả những khoản chi cần thiết để doanh nghiệp có thể vận hành và tạo ra doanh thu. “It costs money to make money” – để kiếm tiền thì phải bỏ tiền ra, chính là ý nghĩa cốt lõi của expense. Expense bao gồm nhiều yếu tố như chi phí cố định (fixed cost), chi phí biến đổi (variable cost), chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.

Phân biệt Expense (Chi phí) và Expenditure (Chi tiêu)

Expense và Expenditure thường bị nhầm lẫn, nhưng thực tế đây là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau trong kế toán và tài chính.

Expense (Chi phí): Là khoản chi doanh nghiệp phải trả để thực hiện hoạt động kinh doanh, tạo ra doanh thu trong kỳ kế toán hiện tại.
Expenditure (Chi tiêu): Là số tiền doanh nghiệp đã thanh toán cho việc mua sắm tài sản, trả lương, trả nợ hoặc các hoạt động khác.

Điểm khác biệt: Expense là khoản phải trả, Expenditure là khoản đã thanh toán. Expense phát sinh khi giá trị tài sản hoặc nghĩa vụ phải trả giảm xuống, trong khi Expenditure có thể không làm giảm giá trị tài sản (ví dụ: mua sắm tài sản cố định).

Ví dụ: Công ty A trả tiền thuê văn phòng 30 triệu cho quý I. Trong tháng 1, chỉ 10 triệu được ghi nhận là expense, 20 triệu còn lại là chi phí trả trước và sẽ được ghi nhận vào expense của tháng 2 và tháng 3.

Không phải mọi Expenditure đều là Expense. Ví dụ, mua thiết bị được coi là chi phí vốn (capital expenditure) và được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán là tài sản, không phải expense trên báo cáo kết quả kinh doanh.

Tại sao cần phân biệt? Chỉ có Expense mới được dùng để tính thu nhập ròng (net income).

Expense (Chi phí)	Expenditure (Chi tiêu)
Giá trị sản phẩm/dịch vụ dùng hết để tạo doanh thu	Dòng tiền ra/tài sản dùng để mua hàng
Ghi nhận trên báo cáo kết quả kinh doanh	Ghi nhận trên bảng cân đối kế toán
Ảnh hưởng đến lợi nhuận	Ảnh hưởng đến tình hình tài chính
Phát sinh khi tạo ra doanh thu	Phát sinh khi thanh toán tiền
Được khấu trừ thuế	Không phải lúc nào cũng được khấu trừ thuế

Phân biệt Expense và Expenditure

Tầm quan trọng của việc quản lý Expense

Quản lý expense hiệu quả là yếu tố then chốt cho sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc này giúp:

Tối ưu hóa lợi nhuận: Kiểm soát và giảm thiểu expense không cần thiết giúp tăng lợi nhuận.
Ổn định tài chính: Quản lý expense tốt giúp duy trì dòng tiền ổn định và giảm rủi ro nợ.
Nâng cao cạnh tranh: Expense thấp hơn cho phép doanh nghiệp đưa ra mức giá cạnh tranh hơn.
Ra quyết định đúng đắn: Dữ liệu expense cung cấp thông tin quan trọng cho việc ra quyết định kinh doanh.

Các loại Expense phổ biến

1. Chi phí cố định (Fixed Expenses) & Chi phí biến đổi (Variable Expenses)

Chi phí cố định: Không thay đổi theo sản lượng, ví dụ: tiền thuê nhà xưởng, lương quản lý.
Chi phí biến đổi: Thay đổi theo sản lượng, ví dụ: nguyên vật liệu, chi phí vận chuyển.

2. Chi phí hoạt động (Operating Expenses) & Chi phí khác (Non-operating Expenses)

Chi phí hoạt động: Liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh chính, ví dụ: chi phí sản xuất, bán hàng, quản lý.
Chi phí khác: Không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh chính, ví dụ: lãi vay, thuế thu nhập doanh nghiệp.

3. Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN (Deductible Expenses) & Chi phí không được trừ (Non-deductible Expenses)

Chi phí được trừ: Được khấu trừ vào doanh thu khi tính thuế TNDN, ví dụ: lương nhân viên, chi phí quảng cáo.
Chi phí không được trừ: Không được khấu trừ khi tính thuế TNDN, ví dụ: chi phí du lịch cá nhân của nhân viên không liên quan đến công việc.

Các loại Expense

Kiểm soát Expense hiệu quả

Doanh nghiệp có thể kiểm soát expense bằng nhiều cách, bao gồm:

Thiết lập ngân sách: Lập kế hoạch chi tiêu cụ thể cho từng hoạt động.
Đánh giá hiệu suất thường xuyên: Theo dõi và phân tích expense thực tế so với ngân sách.
Tối ưu hóa chi phí nhân sự: Nâng cao năng suất lao động, linh hoạt trong giờ giấc làm việc.
Tối ưu hóa quy trình làm việc: Loại bỏ các hoạt động lãng phí, tự động hóa quy trình.
Duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp: Đàm phán giá cả, nhận ưu đãi.

Kiểm soát Expense

Thách thức và Cơ hội

Thách thức:

Cạnh tranh gay gắt dẫn đến tăng chi phí hoạt động.
Chi phí nhân sự tăng để giữ chân nhân tài.

Cơ hội:

Áp dụng mô hình quản trị tinh gọn để cắt giảm chi phí.
Tối ưu chi phí vận hành thông qua công nghệ (ví dụ: sử dụng phần mềm quản lý của THPT Hồng Ngự 1).
Tự động hóa quy trình kiểm soát expense bằng công nghệ.

Phần mềm Base Workflow

Phần mềm Base Expense

Chi tiết hóa đơn trên Base Expense

Luồng xét duyệt trên Base Expense

Kết luận

Hiểu rõ Expense là gì và quản lý expense hiệu quả là điều kiện tiên quyết cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, việc kiểm soát chi phí không chỉ là bài toán sống còn mà còn là chiến lược dài hạn. Hy vọng bài viết của THPT Hồng Ngự 1 đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về expense và tầm quan trọng của nó.