OneDrive for Business là gì? Giải đáp chi tiết từ A đến Z

OneDrive và OneDrive for Business, hai dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft, thường gây nhầm lẫn cho người dùng. Mặc dù có tên gọi tương đồng, nhưng chúng lại phục vụ cho các mục đích khác nhau. Vậy OneDrive For Business Là Gì và nó khác biệt như thế nào so với OneDrive thông thường? Bài viết này từ THPT Hồng Ngự 1 sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về vấn đề này.

1. OneDrive là gì?

OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây cá nhân của Microsoft, cho phép bạn lưu trữ tài liệu, ảnh, video và các tệp tin khác một cách an toàn và truy cập chúng từ mọi thiết bị có kết nối internet.

Microsoft Onedrive

Khi bạn đăng ký tài khoản Microsoft miễn phí, bạn sẽ được cung cấp 5GB dung lượng lưu trữ OneDrive miễn phí. OneDrive tích hợp sẵn trong File Explorer trên máy tính Windows, giúp bạn dễ dàng lưu trữ và quản lý tệp tin.

2. OneDrive for Business là gì?

OneDrive for Business là dịch vụ lưu trữ đám mây dành cho doanh nghiệp, được thiết kế để đáp ứng nhu cầu lưu trữ và cộng tác của các tổ chức. Microsoft định nghĩa OneDrive for Business như sau:

“Bộ nhớ trực tuyến dành cho mục đích kinh doanh. OneDrive for Business của bạn do tổ chức của bạn quản lý và cho phép bạn chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu công việc với đồng nghiệp. Quản trị viên trong tổ chức của bạn sẽ kiểm soát những gì bạn có thể làm trong thư mục OneDrive for Business.”

Mặc dù tên gọi dễ gây hiểu nhầm, OneDrive for Business không chỉ đơn thuần là OneDrive với một vài tính năng bổ sung. Thực tế, nó là một dịch vụ hoàn toàn riêng biệt, được tích hợp trong các gói Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp. OneDrive for Business cho phép doanh nghiệp cung cấp cho nhân viên không gian lưu trữ cá nhân, đồng thời quản lý và kiểm soát dữ liệu một cách tập trung.

Nói tóm lại, OneDrive for Business giúp các nhóm làm việc cộng tác hiệu quả hơn trên tài liệu, sử dụng tài khoản doanh nghiệp.

3. OneDrive và OneDrive for Business: Tệp được lưu trữ ở đâu?

3.1 OneDrive lưu trữ trên đám mây của Microsoft

OneDrive lưu trữ các tệp tin của bạn trên đám mây của Microsoft. Bạn có thể lưu trữ tối đa 5GB dung lượng miễn phí, được sắp xếp trong các thư mục.

OneDrive có thể được cài đặt trên hầu hết mọi thiết bị và dữ liệu sẽ tự động đồng bộ khi bạn truy cập.

Một số lợi ích khi lưu trữ tệp tin trên OneDrive:

• Tạo phiên bản: Xem, tải xuống hoặc khôi phục các phiên bản trước của tài liệu Office.
• Nhúng: Tạo mã HTML để nhúng các tệp Office, ảnh hoặc video vào một vị trí khác.
• Tích hợp với Office: Mở và lưu tệp trực tiếp vào OneDrive từ các ứng dụng Office.

3.2 OneDrive for Business lưu trữ trên đám mây và thiết bị cục bộ

Để hiểu rõ về lưu trữ OneDrive for Business, cần phải đề cập đến SharePoint.

Về mặt kỹ thuật, OneDrive for Business là một tính năng đồng bộ hóa do SharePoint cung cấp. Tuy nhiên, với mục đích thương hiệu, nó được xem là phiên bản chuyên nghiệp của OneDrive cá nhân.

lưu trữ Onedrive For Business

Khác với OneDrive cá nhân, OneDrive for Business có thể được lưu trữ tại chỗ (On-Premises), trên các máy chủ riêng của tổ chức, ngoài việc lưu trữ trên đám mây.

Trong SharePoint, mỗi người dùng sẽ có một Thư viện tài liệu (Document Library) để lưu trữ và quản lý tài liệu của họ.

4. OneDrive và OneDrive for Business: Khả năng chia sẻ tệp

Cả OneDrive và OneDrive for Business đều cho phép bạn chia sẻ dữ liệu của mình thông qua các liên kết được phân quyền. Bạn có thể chia sẻ tài liệu với bất kỳ ai có liên kết hoặc với một địa chỉ email cụ thể.

Điểm khác biệt là với OneDrive for Business, bạn có thể chia sẻ với bất kỳ ai trong tổ chức mà không cần biết địa chỉ email của họ.

Cả hai dịch vụ đều cho phép bạn xem ai có quyền truy cập vào tài liệu. Tuy nhiên, OneDrive for Business cho phép bạn tạo các Cấp độ quyền tùy chỉnh (Permission Levels) riêng, trong khi OneDrive chỉ cho phép bạn chọn “Chỉnh sửa” hoặc “Đọc”.

5. OneDrive và OneDrive for Business: Khả năng cộng tác

Cả OneDrive và OneDrive for Business đều hỗ trợ cộng tác trên tài liệu trong thời gian thực. Nhiều người có thể cùng làm việc trên một tài liệu cùng lúc.

Tuy nhiên, OneDrive for Business chú trọng hơn vào khả năng kiểm soát hành động của các đối tượng cộng tác và khả năng kiểm soát việc chia sẻ dữ liệu bên trong và bên ngoài tổ chức.

6. So sánh OneDrive và OneDrive for Business

Dưới đây là bảng so sánh các tính năng chính của OneDrive và OneDrive for Business:

Tính năng	OneDrive	OneDrive for Business
Tạo/chỉnh sửa tài liệu Office trong trình duyệt	✔	✔
Tích hợp sẵn với Office Desktop	✔	✔
Đồng tác giả trong thời gian thực với tài liệu Office	✔	✔
Tự động tạo và khôi phục các phiên bản cơ bản	✔	✔
Hỗ trợ xác thực đa yếu tố	✔	✔
Quản lý phiên bản		✔
Kiểm toán và báo cáo		✔
Tạo chế độ xem trên nội dung (chế độ xem đã lưu, bộ lọc)		✔
Hỗ trợ đồng bộ hóa SSO/ADFS/Thư mục		✔
Tuân thủ các tiêu chuẩn tích hợp		✔
Dung lượng	5GB	1TB

Kết luận

OneDrive for Business không đơn thuần là phiên bản “tốt hơn” của OneDrive. Chúng là hai công cụ khác nhau, phục vụ cho các mục đích khác nhau. Việc lựa chọn dịch vụ phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu lưu trữ và cộng tác của bạn.

Nếu bạn cần một giải pháp lưu trữ cá nhân đơn giản và tiện lợi, OneDrive là lựa chọn phù hợp. Nếu bạn là một doanh nghiệp cần một giải pháp lưu trữ và cộng tác mạnh mẽ, có khả năng quản lý và kiểm soát dữ liệu, OneDrive for Business là lựa chọn tối ưu.